MATERI KELAS XI HUMAS DAN KEPROTOKOLAN

Materi :

1) Melakukan Komunikasi  Efektif Kehumasan

2) Penyusunan Pesan diBidang Kehumasan

3) Media Komunikasi Humas

MELAKUKAN KOMUNIKASI EFEKTIF KEHUMASAN

Pengertian Komunikasi Efektif

Komunikasi efektif yaitu komunikasi yang mampu menghasilkan perubahan sikap (attitude change) pada orang lain yang bisa terlihat dalam proses komunikasi.

Unsur-unsur Komunikasi

Untuk dapat berkomunikasi secara efektif kita perlu memahami unsur-unsur komunikasi, antara lain:

1. Komunikator

Pengirim (sender) yang mengirim pesan kepada komunikan dengan menggunakan media tertentu. Unsur yang sangat berpengaruh dalam komunikasi, karena merupakan awal (sumber) terjadinya suatu komunikasi.

2. Komunikan

Penerima (receiver) yang menerima pesan dari komunikator, kemudian memahami, menerjemahkan dan akhirnya memberi respon.g

3. Media

Saluran (channel) yang digunakan untuk menyampaikan pesan sebagai sarana berkomunikasi. Berupa bahasa verbal maupun non verbal, wujudnya berupa ucapan, tulisan, gambar, bahasa tubuh, bahasa mesin, sandi dan lain sebagainya

4. Pesan

Isi komunikasi berupa pesan (message) yang disampaikan oleh Komunikator kepada Komunikan. Kejelasan pengiriman dan penerimaan pesan sangat berpengaruh    terhadap kesinambungan komunikasi

5. Tanggapan.

Merupakan dampak (effect) komunikasi sebagai respon atas penerimaan pesan. Diimplentasikan dalam bentuk umpan balik (feed back) atau tindakan sesuai dengan pesan yang diterima.

Tujuan Komunikasi Efektif

• Tujuan dari Komunikasi Efektif sebenarnya adalah memberi kan kemudahan dalam memahami pesan yang disampaikan antara pemberi informasi dan penerima informasi sehingga bahasa yang digunakan oleh pemberi informsi lebih jelas dan lengkap, serta dapat dimengerti dan dipahami dengan baik oleh penerima informasi, atau komunikan.
• Agar pengiriman informasi dan umpan balik atau feed back dapat seimbang sehingga tidak terjadi monoton. Selain itu komunikasi efektif dapat melatih penggunaan bahasa nonverbal secara baik.

FUNGSI KOMUNIKASI EFEKTIF

Dengan berkomunikasi, kita dapat menjalin hubungan, saling pengertian dengan orang lain karena komunikasi memiliki beberapa fungsi yang sangat penting, di antaranya adalah:

1. Fungsi informasi.

Untuk memberitahukan sesuatu (pesan) kepada pihak tertentu, dengan maksud agar komunikan dapat memahaminya.

2. Fungsi ekspresi.

Sebagai wujud ungkapan perasaan / pikiran komunikator atas apa yang dia pahami terhadap sesuatu hal atau permasalahan.

3. Fungsi kontrol.

Menghindari terjadinya sesuatu yang tidak diinginkan, dengan memberi pesan berupa perintah, peringatan, penilaian dan lain sebagainya.

4. Fungsi sosial.

Untuk keperluan rekreatif dan keakraban hubungan di antara komunikator dan komunikan.

5. Fungsi ekonomi.

Untuk keperluan transaksi usaha (bisnis) yang berkaitan dengan finansial, barang dan jasa.

Hambatan-hambatan Komunikasi Efektif

Hambatan komunikasi

Di dalam komunikasi  selalu ada hambatan yang dapat mengganggu kelancaran jalannya proses komunikasi . Sehingga informasi dan gagasan yang disampaikan tidak dapat diterima dan dimengerti dengan jelas oleh penerima pesan atau receiver.

Menurut Ron Ludlow & Fergus Panton, ada hambatan-hambatan yang menyebabkan komunikasi tidak efektif  yaitu adalah:

1. Status effect

Adanya perbedaaan pengaruh status sosial yang dimiliki setiap manusia.Misalnya karyawan dengan status sosial yang lebih rendah harus tunduk dan patuh apapun perintah yang diberikan atasan. Maka karyawan tersebut tidak dapat atau takut mengemukakan aspirasinya atau pendapatnya.

2. Semantic Problems

Faktor semantik menyangkut bahasa yang dipergunakan komunikator sebagai alat untuk menyalurkan pikiran dan perasaanya kepada komunikan. Demi kelancaran komunikasi seorang komunikator harus benar-benar memperhatikan gangguan sematis ini, sebab kesalahan pengucapan atau kesalahan dalam penulisan dapat menimbulkan salah pengertian (misunderstanding) atau penafsiran (misinterpretation) yang pada gilirannya bisa menimbulkan salah komunikasi (miscommunication). Misalnya kesalahan pengucapan bahasa dan salah penafsiran seperti contoh : pengucapan demonstrasi menjadi demokrasi, kedelai menjadi keledai dan lain-lain.

3. Perceptual distorsion

Perceptual distorsion dapat disebabkan karena perbedaan cara pandangan yang sempit pada diri sendiri dan perbedaaan cara berpikir serta cara mengerti yang sempit terhadap orang lain. Sehingga dalam komunikasi terjadi perbedaan persepsi dan wawasan atau cara pandang antara satu dengan yang lainnya.

4. Cultural Differences

Hambatan yang terjadi karena disebabkan adanya perbedaan kebudayaan , agama dan lingkungan sosial. Dalam suatu organisasi terdapat beberapa suku, ras, dan bahasa yang berbeda. Sehingga ada beberapa kata-kata yang memiliki arti berbeda di tiap suku. Seperti contoh : kata “jangan” dalam bahasa Indonesia artinya tidak boleh, tetapi orang suku jawa mengartikan kata tersebut suatu jenis makanan berupa sup.

5. Physical Distractions

Hambatan ini disebabkan oleh gangguan lingkungan fisik terhadap proses berlangsungnya komunikasi. Contohnya : suara riuh orang-orang atau kebisingan, suara hujan atau petir, dan cahaya yang kurang jelas.

6. Poor choice of communication channels

Adalah gangguan yang disebabkan pada media yang dipergunakan dalam melancarkan komunikasi. Contoh dalam kehidupan sehari-hari misalnya sambungan telephone yang terputus-putus, suara radio yang hilang dan muncul, gambar yang kabur pada pesawat televisi, huruf ketikan yang buram pada surat sehingga informasi tidak dapat ditangkap dan dimengerti dengan jelas.

7. No Feed back

Hambatan tersebut adalah seorang sender mengirimkan pesan kepada receiver tetapi tidak adanya respon dan tanggapan dari receiver maka yang terjadi adalah komunikasi satu arah yang sia-sia. Seperti contoh : Seorang manajer menerangkan suatu gagasan yang ditujukan kepada para karyawan, dalam penerapan gagasan tersebut para karyawan tidak memberikan tanggapan atau respon dengan kata lain tidak peduli dengan gagasan seorang manajer.

PENYUSUNAN PESAN DIBIDANG KEHUMASAN

Menurut Robert L. Katz ada tiga kategori keterampilan dasar manajer :
Keterampilan Teknis (Technical Skill)
Kemampuan untuk menggunakan keahlian khusus dalam melakukan tugas tertentu, kemampuan memilih, mengolah, menyajikan pesan, menggunakan media yang tepat dan mempertimbangkan efek yang mungkin terjadi dalam proses komunikasi
Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)
Yaitu kemampuan untuk bekerja sama dengan orang lain; berupa rasa percaya, antusias, keterlibatan secara tulus dalam hubungan interpersonal.
Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)
yaitu kemampuan mengidentifikasi dan menganalisis masalah serta mengambil keputusan yang efektif

Menurut Keith Davis ada tiga falsafah human skill yang menjadi dasar hubungan manusiawi:
Mutual interest; seorang manajer harus menitikberatkan kepentingan bersama, bukan kepentingan individu
Human dignity
Pada dasarnya manusia ingin dihargai, dihormati atau diperhatikan. Harga diri merupakan etika utama atau moral dalam human relations yang pada akhirnya diperlakuakn sebagai manusia (human being) yang terhormat dan mempunyai harga diri
Melihat Perbedaan-perbedaan pada individu
Setiap manusia memiliki Frame of reference dan Field of experience yang berbeda


Tahap Penyusunan Pesan Komunikasi
A.    Perencanaan
      Dalam fase ini dirancang hal-hal yang cukup mendasar seperti maksud/tujuan komunikasi, audiens yang menerima pesan, ide pokok (main idea) pesan-pesan yang akan disampaikan dan media yang akan digunakan.

B.     Pengorganisasian
      Proses ini dimulai dengan merangkai kata, kalimat, paragraf dan memilih ilustrasi untuk mendukung ide pokok bahasan.

C.    Revisi
      Yaitu proses penelaahan kembali terhadap substansi dan struktur pesan yang telah direncanakan agar menjadi lebih efektif.

Perencanaan Pesan
a.       Penetapan Tujuan
Tujuan komunikasi dalam suatu organisasi/perusahaan
-          Memberi informasi
-          Melakukan persuasi
-          Melakukan Kolaborasi
b.      Cara Menguji Tujuan
-          Apakah tujuan tersebut realistis?
-          Apakah waktunya tepat?
-          Apakah orang yang menyampaikan pesan sudah tepat?
-          Apakah tujuan selaras dengan visi misi organisasi/perusahaan?
c.       Analisis Audiens
Analisis audiens meliputi: siapa, bagaimana latar belakang usia, pendidikan, jenis kelamin, minat, dan apa yang ingin mereka ketahui?
d.      Penentuan Ide Pokok
Dalam menentukan ide pokok dapat dilakukan teknik curah pendapat (brainstorming) dalam bentuk
  -Story tellers tour
      Mendengarkan dan menelaah pesan-pesan yang disampaikan; rasionalitas, nada, dan implikasinya

  -Random list
      Menuangkan ide dalam tulisan, memilih dan memilah bagian-bagian penting

  -FCR (Finding, Conclusion, Recomendation) worksheet
      Memanfaatkan lembar kerja, untuk menjelaskan temuan, simpulan dan rekomendasi

  -Jurnalistic approach (who, what, when, where, why and how)
      Menggunakan 5w+1H untuk menjelaskan ide pokok

  -Question and answer chain
      Melihat dari perspektif audiens melalui pengajuan pertanyaan dan memperhatikan jawaban


Pemilihan Saluran Media
Pesan-pesan harus disampaikan melalui dua saluran; yaitu lisan (oral) dan tertulis (written)
Bentuk-bentuk pesan lisan: percakapan interpersonal, pembicaraan lewat telepon, wawancara kerja, diskusi kelompok, seminar, lokakarya, program pelatihan, pidato formal, presentasi dan lainnya.
Bentuk-bentuk pesan tertulis: surat, memo, proposal, laporan dsb.

Proses penyampaian pesan komunikasi
Tujuan Pesan Komunikasi :
1.      Menginformasikan Pesan-pesan kepada Audiens
Dalam menginformasikan Pesan-pesan harus menarik, sederhana, mudah dipahami, dan enak didengar. Hindari presentasi yang membosankan, monoton, tidak jelas dan bahasanya sulit dipahami
2.      Menghibur audiens
      Yaitu proses penelaahan kembali terhadap substansi dan struktur pesan yang telah direncanakan agar menjadi lebih efektif
      Presenter perlu menyelipkan humor-humor segar yang mampu menghidupkan suasana, hanya saja tidak boleh berlebihan
3.       Menyentuh Emosi Audiens
      Dilakukan dengan mengatur intonasi suara yang menarik dan sesuai, agar dapat menggugah emosi audiens menjadi bersemangat, terharu, bersimpati atau berempati.
4.      Memotivasi Audiens untuk Bertindak
      Dalam memotivasi audiens, seorang pembicara perlu menyampaikan gagasan secara eksplisit

Persiapan Penyampaian Pesan
Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan
Penguasaan terhadap berbagai alat bantu presentasi
Menganalisis audiens
Menganalisis lingkungan, lokasi atau tempat untuk presentasi


Alat Bantu Presentasi Pesan
      Alat bantu presentasi berfungsi menjelaskan, menafsirkan dan meyakinkan materi yang dipresentasikan. Alat bantu presentasi bisnis terdiri dari whiteboard, flipchart, slide, papan tulis elektronik, LCD Projector, dsb.

Analisis Audiens
Analisis audiens dilakukan dengan menjawab pertanyaan:
Siapa audiensnya?
Apa yang diinginkan audiens?
Di mana tempat presentasi
Kapan waktu presentasi?
Mengapa melakukan presentasi?
Bagaimana melakukan presentasi?

MEDIA KOMUNIKASI HUMAS

A.  DEFINISI

Media Komunikasi Humas adalah segala bentuk media (sarana/saluran/channel) yang digunakan oleh seorang praktisi humas dalam pekerjaannya dengan tujuan mempublikasikan secara luas agar produk/jasa yang dipasarkan lebih dikenal oleh masyarakat. Media humas bersifat publikasi dan komunikasi, yang sangat penting dalam kemitraannya dengan press relations.

B.  MACAM – MACAM

Media komunikasi yang digunakan humas ada dua macam, yaitu :

1.   Media Yang Tidak Dibuat Oleh Humas.

Media ini disebut juga dengan media komunikasi komersial, yaitu mitra bagi humas / PR agar lebih dikenal atau memperole publisitas, baik perusahaannya maupun produk/jasanya. Media komunikasi komersial ini di antaranya ada 5, yaitu :

• Surat Kabar
• Majalah
• Siaran Radio
• Siaran Televisi
• Media Online

2.   Media Yang Dibuat Humas.
Merupakan media untuk kalangan terbatas, bukan untuk umum. Berikut beberapa media yang sering dibuat oleh seorang praktisi humas, antara lain :

• House Journal

Merupakan publikasi pribadi yang dibahas secara terpisah dari pers komersial. Seperti : The Sales Bulletin, The Newsletter, The Magazine, The Tabloid Newspaper, The Wall Newspaper.

• Annual Report

Merupakan laporan perkembangan dan pencapaian yang berhasil diraih organisasi dalam setahun. Isi dari laporan ini mencakup laporan keuangan dan prestasi akan kinerja organisasi selama satu tahun.

• Company Profile

Merupakan gambaran tertulis tentang sebagian fakta perusahaan yang disajikan secara resmi. Filosofi, motto, atau sistem nilai perusahaan disampaikan secara tertulis karena orang memerlukan perenungan untuk menafsirkannya.

• Advertorial / Pariwara

Merupakan gabungan yang memberikan dukungan untuk membentuk opini public, terutama membentuk citra dan reputasi perusahaan.

• Brosure / Selebaran

Digunakan untuk menciptakan perhatian, pertanyaan – pertanyaan yang harus dijawab, sebagai kampanye persuasif, serta digunakan dalam pameran buku sebagai literature.

• Media Kits

Digunakan sebagai informasi awal tentang organisasi, konferensi press dan kasus krisis perusahaan. Isi media kits terdiri dari beberapa informasi penting dan identitas orang yang dapat dihubungi untuk konfirmasi selanjutnya.

• Media Sosial Online

Merupakan media online di mana para penggunanya bisa dengan mudah berpartisipasi, berbagi dan meciptakan isi meliputi blog, sosial network, forum dan dunia maya.

C.  CIRI – CIRI

    Karakteristik media internal adalah sebagai berikut :

1. Jangkauan serta pembaca humas internal harus dikenali karena akan mempengaruhi gaya dan kandungan isi jurnal.
2. Besar kecilnya kuantitas penerbitan akan mempengaruhi metode produksi dan kualitas materi.
3. Jurnal diterbitkan secara berkala dan teratur, memiliki tanggal publikasi tetap.
4. Isi jurnal berisi uraian hal – hal yang sudah terjadi.
5. Setiap jurnal hendak memiliki ciri khas berkaitan dengan isinya.
6. Jurnal internal harus disesuaikan dengan keseluruhan program humas dan menjadi wahana untuk mencapai khalayak yang hendak dituju.

D.  KEUNGGULAN DAN KELEMAHAN

1.   Media Cetak.

• Keunggulan : Dapat dibaca berkali – kali, analisa lebih tajam.

• Kelemahan  :  Lambat penyebarannya, tidak adanya audio, visual  yang terbatas, biaya produksi cukup mahal.

2.   Media Elektronik.

• Keunggulan : Cepat dari segi waktu, ada audio visual, terjangkau luas.

• Kelemahan: Tidak ada pengulangan tayangan.

  3.   Media Online.

• Keunggulan :

Sangat cepat dari segi waktu, ada audio visual, praktis dan fleksibel, dapat diakses kapan dan di mana saja.

• Kelemahan  :

Tidak selalu tepat, karena mengutamakan kecepatan berita yang dimuat di media online biasanya tidak seakurat media lainnya.